Program Management

Ως "πρόγραμμα" ορίζεται μια ομάδα από συσχετιζόμενα μεταξύ τους έργα (projects). Με την λογική ομαδοποίηση των έργων σε ένα πρόγραμμα, προσδοκούμε την αποτελεσματικότερη διαχείριση τους, την αποδοτικότερη χρήση των διαθέσιμων πόρων, την επίτευξη οικονομιών κλίμακας, την μείωση της πιθανότητας εμφάνισης απρόβλεπτων καταστάσεων και γενικότερα την μείωση των κινδύνων.

Γίνεται λοιπόν φανερό ότι ένα έργο μπορεί να είναι δυνητικά μέρος ενός προγράμματος, όπως και ότι ένα πρόγραμμα αποτελείται υποχρεωτικά από περισσότερα του ενός έργα.

Η πρακτική έχει δείξει ότι η ομαδοποίηση των συσχετιζόμενων έργων πρέπει να προτιμάται όταν και μόνο αν, υπάρχουν ενδείξεις για αποκόμιση προστιθέμενης αξίας από την διαχείριση τους ως πρόγραμμα.

Βιβλιογραφία

1. Project Management Institute, Inc; (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp 9
2. Δημητριάδης Α.;(2009); Διοίκηση - Διαχείριση έργου; Εκδόσεις Νέων τεχνολογιών; Έκδοση 4η

Project Integration Management

https://agilepmo.wikispaces.com/Project+Integration+Management

Με την χρήση του όρου "Project Integration Management" αναφερόμαστε στο σύνολο των ενεργειών που στόχο έχουν να προσδιορίσουν και να ενοποιήσουν τις διάφορες εργασίες και ενέργειες που αφορούν ένα συγκεκριμένο έργο με στόχο την διαχείριση του με συστηματικό τρόπο. Οι λειτουργίες της διαχείρισης ενός έργου συνήθως είναι διακριτές και επικοινωνούν μεταξύ τους ανταλλάσοντας πληροφορίες και αποτελέσματα.

Έτσι σύμφωνα με το PMBOK Guide οι διακριτές λειτουργίες του Project Management είναι οι παρακάτω:

• Εκπόνηση του Project Charter. Αναφέρεται στην ανάπτυξη ενός εγγράφου το οποίο περιγράφει το έργο και επιφορτίζει τον Project Manager να δεσμεύσει τα κατάλληλα resources (ανθρώπινα και μη) για τους σκοπούς του έργου. Συνήθως περιγράφει το πρόβλημα το οποίο θα επιλύσει, τις συμβάσεις και συμφωνίες που έχουν γίνει για το σκοπό αυτό, τους επιχειρησιακούς παράγοντες που εμπλέκονται κλπ.
• Εκπόνηση του Project Management Plan. Πρόκειται για την αναγνώριση, προετοιμασία και περιγραφή όλων των επιμέρους σχεδιασμών που αφορούν το έργο. Χρησιμοποιεί τα αποτελέσματα της προηγούμενης φάσης, συνυπολογίζει την πρότερη γνώση που υπάρχει στον οργανισμό για την υλοποίηση αντίστοιχων / παρόμοιων έργων, λαμβάνει υπόψη του τους πιθανούς περιορισμούς σε πόρους, αναγιγνώσκει το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον και με γνώμονα την εμπειρία  στην διαχείριση έργων παράγεται τελικά το Project Management Plan.
• Διοίκηση του Έργου. Έχουμε περάσει πια στη φάση της υλοποίησης. Αναφερόμαστε πλέον στην ηγεσία και διοίκηση του έργου ακολουθώντας τους σχεδιασμούς που έγιναν στην προηγούμενη φάση. Προφανές είναι ότι πρόκειται για μια επαναληπτική διαδικασία με στόχο την υλοποίηση των επιμέρους παραδοτέων όπως προδιαγράφηκαν στο Project Management Plan, σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, ικανοποιώντας την προδιαγραφήσα ποιότητα και κρατώντας τα κόστη στα προϋπολογισθέντα.
• Παρακολούθηση και έλεγχος του έργου. Αφορά την διαδικασία της λεπτομερειακής παρακολούθησης των εργασιών και του έλεγχου προόδου τους. Μια σειρά από αναφορές (reports) παράγονται στο στάδιο αυτό, οι οποίες προσπαθούν να περιγράψουν την τρέχουσα "θέση" του έργου προκειμένου πιθανές αποκλείσεις από το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα να διαγνωστούν και να αντιμετωπιστούν εγκαίρως.
• Ανασχεδιασμοί και βελτιώσεις. Ως αποτέλεσμα της παρακολούθησης και του ελέγχου ενδέχεται να προκύψουν ανάγκες για ανασχεδιασμό ή αλλαγές. Κατά τη φάση αυτή, γίνεται εκτίμηση των αλλαγών και ενημέρωση όλων των σχετικών εγγράφων και σχεδίων με συστηματικό τρόπο προκειμένου να ανατροφοδοτήσουν τόσο την φάση της Διοίκησης του Έργου, όσο και τις διεργασίες "Παρακολούθησης και Ελέγχου".
• Κλείσιμο Έργου ή Φάσης. Αφορά τον τερματισμό των εργασιών ενός έργου (ή και μιας φάσης ενός έργου). Όλα τα πιθανά έγγραφα και σχέδια που χρησιμοποιήθηκαν κατά την διάρκεια του έργου ενημερώνονται ανάλογα προκειμένου να αποτελέσουν πηγή γνώσης για ενδεχόμενο άλλο έργο.

http://integrationmanagementpmp.blogspot.gr/2012/11/project-integration-management.html

Βιβλιογραφία

1. Management Institute, Inc; (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp63-65
2. Meredith J., Mantel S.;(2012); Project Management: A managerial approach; New York; Wiley and son Inc; pp 245

Closing Process

Το αποτέλεσμα του σταδίου του "κλεισίματους" ή "Closing Process" είναι η παράδοση του προϊόντος / υπηρεσίας για το οποίο ξεκίνησε το έργο ή η φάση του έργου. Το στάδιο αυτό αποτελείται ουσιαστικά από τις διαδικασίες εκείνες που τερματίζουν τυπικά το Project (ή κάποιας από τις φάσεις του), με αντικειμενικούς στόχους την οργάνωση και αποθήκευση της γνώσης που προέκυψε κατά την εκτέλεση των εργασιών για μελλοντική αναφορά αλλά και ως πολύτιμο μάθημα για αποδοτικότερη εκτέλεση αντίστοιχων εργασιών στο μέλλον και ελαχιστοποίηση λαθών και παραλήψεων.

Ειδικότερα κατά την διάρκεια της φάσης αυτής λαμβάνουν χώρα εργασίες όπως:

• Τυπική αποδοχή προϊόντος από τον πελάτη ή τον σπόνσορα του έργου
• Τελική καταγραφή τυχόν αποκλίσεων ή προσαρμογής των διαδικασιών που έγιναν κατά την εκτέλεση του έργου και δεν έχουν ήδη τεκμηριωθεί
• Οργάνωση της αποκτηθείσας γνώσης από την εκτέλεση του έργου για πιθανή μελλοντική αναφορά
• Οργάνωση και αποθήκευση τυχόν εγγράφων που αφορούσαν την εκτέλεση του έργου
• Απελευθέρωση των χρησιμοποιούμενων πόρων (ανθρωπίνων και μη)
• Αξιολόγηση των μελών της ομάδας του έργου 

Πηγή: http://www.brighthubpm.com

Βιβλιογραφία

1.  Management Institute, Inc; (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp58

Monitoring and Controlling Process

Το στάδιο της παρακολούθησης και ελέγχου εργασιών ή άλλως "Monitoring and Controlling Process", αποτελείται από τις διεργασίες εκείνες που επιτρέπουν την παρακολούθηση, την εκτίμηση και τον συντονισμό των εργασιών που έχουν σχεδιαστεί στο προηγούμενο στάδιο.

Πηγή: http://3434teama.weebly.com/pm-framework.html

Κατά τη φάση αυτή είναι δυνατόν να ανασχεδιστούν εργασίες πάντα  με τελικό στόχο την επιτυχή έκβαση του έργου. Το σημείο κλειδί για το στάδιο αυτό είναι η ποσοτική μέτρηση και ανάλυση στοιχείων που προκύπτουν κατά την εκτέλεση των εργασιών σε σύγκριση πάντα με τα μεγέθη που έχουν προβλεφθεί στο στάδιο της σχεδίασης.

Το στάδιο της παρακολούθησης και ελέγχου εργασιών μπορεί επίσης να περιλαμβάνει α) συστάσεις για τροποποιήσεις με στόχο την βελτίωση ή την αποφυγή προβλέψιμων προβλημάτων β) Παρακολούθηση της εξέλιξης των εργασιών και σύγκριση των αποτελεσμάτων έχοντας ως οδηγό τα σχέδια όπως αυτά λεπτομερώς έχουν περιγραφεί στο προηγούμενο στάδιο.

Η παρακολούθηση και ο ελέγχος εργασιών είναι διαρκής και τροφοδοτεί διαρκώς την ομάδα διαχείρισης του έργου με πληροφορίες που το αφορούν.

Ενδεικτικά κάποιες από τις εργασίες που εκτελούνται στην φάση αυτή είναι

• Εύρος ελέγχου και διαχείριση αλλαγών
• Έλεγχος χρονοδιαγράμματος
• Σύγκριση αναληφθέντος κόστους σε σχέση με το προϋπολογισθέν
• Έλεγχος ποιότητας
• Έλεγχος και αναφορά απόδοσης πόρων
• Έλεγχος ανάνηψης κινδύνων
• Έλεγχος συμβάσεων και υποχρεώσουν που απορρέουν από αυτές
• Έλεγχος ολοκλήρωσης παραδοτέου και προτάσεις για βελτιώσεις
• κλπ

Βιβλιογραφία

1.  Management Institute, Inc; (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp57 

Project Team

Πηγή: http://www.tomsplanner.com/blog/Working-on-Toms-Planner-with-a-team

Η ομάδα ανάπτυξης ενός έργου (Project Team) αποτελείται από τον Project Manager αλλά και όλους εκείνους, οι οποίοι δρουν συλλογικά με κοινό στόχο την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου και την παράδοση των προϊόντων αυτού σύμφωνα με τον αρχικό σχεδιασμό. Η ομάδα ανάπτυξης ενός έργου ενδεικτικά μπορεί να απαρτίζεται από τους παρακάτω ρόλους α) Project Manager β) προσωπικό διοικητικής υποστήριξης έργου γ) λοιπά μέλη τα οποία εργάζονται στο έργο. Τα μέλη της ομάδας ανάπτυξης είναι δυνατόν να απασχολούνται συνεχώς ή και περιοδικά όταν αυτό απαιτείται από την φάση του έργου. Επιπλέον μπορεί να είναι συνδεδεμένα με σχέση εργασίας με την επιχείρηση / οργανισμό είτε όχι.

Εκτός από τον Project Manager οι συνηθέστεροι ρόλοι που βρίσκουμε στην εξέλιξη των φάσεων ενός έργου είναι:

• Προσωπικό διοίκησης έργου. Είναι τα μέλη της ομάδας, που ασχολούνται με υποστηρικτικές ως προς την διοίκηση έργου, εργασίες όπως προγραμματισμός, προϋπολογισμός, δημιουργία απολογιστικών αναφορών, υποστήριξη επικοινωνίας κλπ. Ενίοτε ο ρόλος αυτός υποστηρίζεται ή και εκτελείται από το Project Management Office.
• Προσωπικό έργου. Η ένταση εργασίας των μελών της ομάδας αυτής είναι η αυτή που προάγει το έργο και δημιουργεί τα παραδοτέα.
• Εξειδικευμένο προσωπικό υποστήριξης. Τα μέλη της κατηγορίας αυτής εκτελούν συχνά εργασίες στο κλείσιμο του έργου ή παρέχουν συμβουλευτικές οδηγίες στην διάρκεια του, όπως παροχή νομικών υπηρεσιών, υπηρεσίες οικονομικής διαχείρισης, υπηρεσίες και οργάνωση εφοδιαστικής αλυσίδας κλπ.
• Τελικοί χρήστες ή εκπρόσωποι του πελάτη. Τα μέλη της ομάδας αυτής είναι συνήθως οι τελικοί αποδέκτες των προϊόντων του έργου και συμμετέχουν με απώτερο σκοπό να εξασφαλίσουν ότι τα παραδοτέα ικανοποιούν τους λόγους για τους οποίους αποφασίστηκε και χρηματοδοτήθηκε το έργο.
• Συνεργαζόμενες τρίτες οντότητες. Είναι συνήθως τρίτες εταιρίες / οργανισμοί, οι οποίες μπορεί να παρέχουν υπηρεσίες στο έργο ως εργολάβοι. 
• Συνεργάτες. Οι συνεργάτες είναι επίσης τρίτες εταιρίες / οργανισμοί, οι οποίοι όμως έχουν ιδιαίτερες σχέσεις με την παραγωγό επιχείρηση / οργανισμό παρέχοντας τεχνογνωσία και εξειδικευμένες εργασίες για την επίτευξη του έργου

Βιβλιογραφία.

1. Project Management Institute, Inc (2009); A guide to the project management body of knowledge; pp 35 - 36
2. Pinto M., Pinto J.;(1990); "Project Team communication and cross-functional cooperation in new program development"; Journal of Product Innovation Management; Vol 7; Issue 3; Sept 1990; pp 200 - 212
3. Jones N., Harrison A.; (1996); "IS project team performance: An empirical assessment"; Information and Management; Vol 31; Issue 2; Nov 1996; pp 57 - 65

Project governance

Με τον όρο Project governance περιγράφεται η διαδικασία προσαρμογής -  ευθυγράμμισης ενός έργου στο ευρύτερο περιβάλλον με τα μοντέλα διαχείρισης της επιχείρησης / οργανισμού που έχει αναλάβει την ανάπτυξη του. Στην πραγματικότητα μιλάμε για την υιοθέτηση από τον Project Manager και γενικότερα της ομάδας ανάπτυξης του έργου, μοντέλων και πρακτικών για την διοίκηση, την υποστήριξη, τον έλεγχο και την τελική απόδοση των τελικών παραδοτέων, σύμφωνες με τις υφιστάμενες πρακτικές του αναδόχου. Ως λειτουργία θεωρείται εξαιρετικά κρίσιμη, ιδιαίτερα όταν πρόκειται για σύνθετα και με ενδεχόμενους κινδύνους έργα.

Στην διαδικασία αυτή προφανές είναι το το Project Management Office έχει αποφασιστικό ρόλο καθώς είναι το συντονιστικό όργανο που προσφέρει όλες τις απαραίτητες οδηγίες όπως περιγραφή των πολιτικών, διαδικασιών, προτύπων κλπ. Το Project Management Office δηλαδή διαμορφώνει ένα σκελετό πρακτικών σύμφωνο με το μοντέλο λειτουργίας της επιχείρησης και με την σειρά του το μεταφέρει στην ομάδα διαχείρισης του έργου.

Τέτοια πρότυπα μπορεί να είναι:

• Οδηγίες για την ευθυγράμμιση των πρακτικών του έργου με την γενικότερη στρατηγική της επιχείρησης
• Διαδικασίες για την επιτυχή εσωτερική επικοινωνία και ενημέρωση
• Οδηγίες και πρακτικές για την αναγνώριση και αντιμετώπιση ζητημάτων κατά την διάρκεια του έργου
• Διαδικασίες για την λήψη αποφάσεων που αφορούν το έργο
• Περιγραφή διαδικασιών ελέγχου
• Τρόποι επίλυσης συγκρούσεων μεταξύ των ενδιαφερομένων
• κλπ.

Ανάλογα με τον βαθμό εμπλοκής του Project Management Office στα έργα και την εσωτερική λειτουργική δόμηση της εταιρίας επαφίεται λιγότερο ή περισσότερο στον Project Manager να αποφασίσει τις πιο κατάλληλες διαδικασίες που θα βοηθήσουν στην επιτυχή έκβαση του έργου.

Πηγή: http://stakeholdermanagement.wordpress.com/2011/12/11/project-governance/

Βιβλιογραφία

1. Garland R.; (2009); "Developing a Project Governance Framework; Australian Institute of Project Management"; 
2. Garland, R.;(2009); Project Governance: A practical guide to effective project decision making. London: Kogan Page, 
3. Managing Successful Projects with PRINCE2. London: OGC, 2005

Organizational Process Assets

http://www.pmbody.com/organizational-process-assets/

Οι διαδικασίες, οι πολιτικές και οι γνώσεις που έχουν προκύψει κατά την εκτέλεση έργων στο παρελθόν από τον οργανισμό / επιχείρηση οργανώνονται σε μια συλλογή πληροφοριών. Τα σύνολα αυτών των πληροφοριών οναμάζονται οργανωσιακά περιουσιακά στοιχεία. Σε αυτά περιλαμβάνονται σχέδια, πρακτικές και γνώσεις που έχουν δημιουργηθεί από τους εμπλεκόμενους στην ανάπτυξη έργων σε όλα τα επίπεδα διοίκησης. Ο Project Manager και τα μέλη της ομάδας διοίκησης του έργου αναζητούν στις πρώτερες αυτές γνώσεις, χρήσιμες πληροφορίες και πρακτικές από προηγούμενα αντίστοιχα έργα Επίσης η ομάδα διοίκησης του έργου είναι εποφορτισμένη κατά την διάρκεια εκτέλεσης ενός έργου να ενημερώνει τις υπάρχουσες πηγές και να προσθέτει νέα χρήσιμα δεδομένα όπου αυτό εκτιμάται ότι θα είναι χρήσιμο στο μέλλον. 

Τα οργανωσιακά περιουσιακά στοιχεία χωρίζονται σε δυο κατηγορίες α) στις διαδικασίες και β) στην επιχειρησιακή βάση γνώσης.

Στις διαδικασίες ανά φάση του έργου είναι δυνατό να περιέχονται περιγραφές και πρακτικές όπως:

• Εκκίνηση έργου & σχεδιασμός αυτού
• Οδηγίες και κριτήρια εξατομίκευσης που ακολουθούν τις πολιτικές της επιχείρησης αλλά και είναι και συμβατές με το αναληφθέν έργο.
• Διάφορα πρότυπα όπως διαχείρισης κινδύνου, κατανομής αρμοδιοτήτων, συμβάσεις κλπ.
• Εκτέλεση - παρακολούθηση - έλεγχος έργου
• Πρακτικές για μεταβολές σε διαδικασίες ελέγχου και εκτιμήσεις για τις επιπτώσεις αυτών
• Πρότυπα και διαδικασίες ελέγχου των οικονομικών στοιχείων που αφορούν ένα έργο
• Τρόποι ανίχνευσης, εντοπισμού και διαχείρισης πιθανών κινδύνων που θα επηρεάσουν την αποδοτική εκτέλεση του έργου
• Διαδικασίες που εξασφαλίζουν αποδοτική επικοινωνία μεταξυ των ενδιαφερομένων εντος του έργου και προς την διοίκηση της επιχείρησης / οργανισμού
• Διαδικασίες που διευκολύνουν θέματα διαχείρισης πρωτεραιότητας, επίπεδο εξουσιοδότησης ατόμων και τρόπους αποδοχής παραδοτέων
• Διαδικασίες διαχείρισης κινδύνων, πρότυπα, πιθανότητες και πιθανά βάρη που θα προκύψουν αν  επαλειθεφούν στον κύκλο ζωής του έργου
• Κριτήρια αξιολόγησης 
• Κλείσιμο έργου
• Διαδικασίες κλείσιμου έργου και απολογισμού αποτελεσμάτων αυτού.

Η επιχειρισιακή βάση δεδομένων περιέχει πληφορίες όπως:

• Οικονομικές πληροφορίες που αφορούν προϋπολογισμούς και υπερβάσεις αυτών, ώρες απασχόλησης κόστη αυτών, εσωτερικά κόστη κλπ
• Ιστορικές πληροφορίες και εμπειρίες που αφορούν στην ανάπτυξη ή διαχείριση διαφόρων σχετικών με τα έργα θεμάτων
• Τακτικές αντιμετώπισης κινδύνων ή και αποφυγή αυτών
• Τακτικές διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων και ζητήματα αποτελσματικότητας
• κλπ

Βιβλιογραφία

1. Lumpkin G., Bergmann B.;(2005); "The role of organizational learning in the opportunity - recognition entrepreneur"; Entrepreneur Theory and Practice; Volume 29; Issue 4; June 2005; pp 451 - 472
2. Management Institute, Inc; (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp 27 - 28

Oργανωσιακή δομή

Η οργανωσιακή δομή ενός οργανισμού / επιχείρησης είναι παράγοντας, ο οποίος μπορεί να επηρεάσει την διαθεσιμότητα των πόρων όπως επίσης και τον τρόπο διοίκησης των έργων. 

Υπάρχουν διάφορες δομές οργάνωσης με πιο συχνά συναντόμενη αυτήν της "λειτουργικής οργάνωσης".  Η οργάνωση αυτή βασίζεται στις επιχειρησιακές λειτουργίες. Έτσι το διαθέσιμο προσωπικό διαμοιράζεται ανά λειτουργία, όπως προσωπικό παραγωγής, πωλήσεις, προσωπικό μάρκετινγκ, μηχανικοί, λογιστές, ανώτατη διοίκηση κλπ. Κάθε μια από τις λειτουργίες δύναται να διαχωριστεί σε μικρότερα τμήματα ανάλογα με την εξειδίκευση της (πχ δημόσιες σχέσεις, νομικές υπηρεσίες κλπ).  Η λογική της εν λόγω μορφής οργάνωσης συνίσταται στο ότι οι θέσεις εργασίας που αφορούν στην ίδια επιχειρησιακή λειτουργία, είναι περισσότερο αλληλοεξαρτώμενες μεταξύ ους, και συνεπώς απαιτούν μεγαλύτερο συντονισμό. Ταυτόχρονα η κάθε επιχειρησιακή λειτουργία συνεπάγεται εξειδικευμένες γνώσεις και ικανότητες. Έτσι με την ομαδοποίηση επιτυγχάνεται μεγαλύτερος βαθμός εξειδίκευσης και αποτελεσματικότητας και επομένως καλύτερη αξιοποίηση του εργατικού δυναμικού. Όπως γίνεται φανερό η "λειτουργική οργάνωση" είναι ιεραρχική δομή όπου κάθε εργαζόμενος έχει προϊστάμενο σαφώς ορισμένο. Στην περίπτωση της οργάνωσης αυτής κάθε λειτουργική μονάδα αναπτύσσει τα projects της ανεξάρτητα από τις άλλες λειτουργικές μονάδες.

Πηγή: http://www.businessmate.org/Article.php?ArtikelId=184

Η δόμηση κατά Project / προϊόν / υπηρεσία (ανάλογα με τον κλάδο της επιχείρησης) αποτελεί την πιο σημαντική εναλλακτική μορφή έναντι της "λειτουργικής οργάνωσης". Σύμφωνα με την μορφή αυτή το κριτήριο ομαδοποίησης των θέσεων εργασίας είναι το Project / προϊόν / υπηρεσία ή ομάδες αυτών, οι δε Project Managers έχουν μεγάλο βαθμό ελευθερίας.

Πηγή: http://www.eeul.com/w/index.php?title=Organizational_theory&oldid=2973

Άλλη μορφή οργάνωσης που απαντάται είναι αυτή που συνδυάζει χαρακτηριστικά "λειτουργικής οργάνωσης" και χαρακτηριστικά οργάνωσης προσανατολισμένα στα έργα. Η οργάνωση αυτή ονομάζεται με τον όρο matrix ή "μητρική οργάνωση". Έτσι σύμφωνα με τον δόμηση αυτή, η επιχείρηση / οργανισμός υποδιαιρείται σε τμήματα κατά λειτουργία, δηλαδή παραγωγής, πωλήσεις, μάρκετινγκ, μηχανικοί, λογιστές, ανώτατη διοίκηση κλπ. Οι θέσεις που αφορούν καθεμία από αυτές τις λειτουργίες  τοποθετούνται στο ίδιο τμήμα. Ταυτόχρονα όμως ή επιχείρηση / οργανισμός υποδιαιρείται σε τμήματα κατά προϊόν ή υπηρεσία ή γεωγραφική περιοχή ή μεγάλα έργα και οι θέσεις εργασίας που αφορούν την κάθε υποδιαίρεση ομαδοποιούνται σε ένα ενιαίο τμήμα. ΄Έτσι μια θέση εργασίας ανήκει ταυτόχρονα σε δύο τμήματα: σε αυτό που αφορά σε συγκεκριμένη επιχειρησιακή λειτουργία και σε τμήμα που αφορά σε συγκεκριμένο προϊόν / υπηρεσία / έργο. Αξίζει να σημειωθεί ότι ο κάθε εργαζόμενος στην παρούσα δόμηση αναφέρεται σε δύο προϊσταμένους.
Άλλο χαρακτηριστικό της "μητρικής οργάνωσης" είναι ότι μπορούν να κατηγοριοποιηθούν σε ισχνές, ισόρροπες ή ισχυρές ανάλογα με τον σχετικό βαθμό "δύναμης" και "επιβολής" αποφάσεων από το λειτουργικό μέρος της οργάνωσης προς τους Project Managers.
Οι ισχνές "μητρικές οργανώσεις" διατηρούν τα περισσότερα χαρακτηριστικά της "λειτουργικής οργάνωσης" και ο ρόλος του Project Manager είναι κυρίως συντονιστικός. Στην εκδοχή αυτή ο βαθμός ελευθερίας του Project Manager είναι περιορισμένος και δεν δύναται να λαμβάνει ο ίδιος αποφάσεις.

Πηγή: http://www.eeul.com/w/index.php?title=Organizational_theory&oldid=2973

Στην εκδοχή των ισόρροπων "μητρικών οργανώσεων" ο βαθμός ελευθερίας του Project Manager είναι βελτιωμένος σε σχέση με την προηγούμενη εκδοχή. Μπορεί να παίρνει αποφάσεις έως ένα βαθμό, έχει κάποιες αρμοδιότητες και αναφέρεται απ' ευθείας στην ανώτερη διοίκηση.

Πηγή: http://www.eeul.com/w/index.php?title=Organizational_theory&oldid=2973

Τέλος στην εκδοχή των ισχυρών "μητρικών οργανώσεων" ο Project Manager έχει σημαντικές ελευθερίες και σχετική δύναμη να αποφασίζει και να διοικεί τα έργα του.

Πηγή: http://www.eeul.com/w/index.php?title=Organizational_theory&oldid=2973

Βιβλιογραφία

1. Μπουραντάς Δ.; (2002); Μάνατζμεντ: Θεωρητικό υπόβαθρο - Σύγχρονες πρακτικές; Αθήνα. Εκδόσεις Μπένου

Εξάρτηση του Project Management από το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης / οργανισμού

Τα Projects δεν είναι αφηρημένες έννοιες και κυρίως δεν αναπτύσσονται σε αεροστεγή περιβάλλοντα, αλλά η ανάπτυξη τους - κύκλος ζωής τους, εξαρτάται άμεσα από το στενό περιβάλλον εντός του οποίου αναπτύσσονται ή από το οποίο εξαρτώνται.

Είναι εξαιρετικής σημασίας ο Project Manager να είναι σε θέση να αναγνωρίσει τα χαρακτηριστικά του "εσωτερικού περιβάλλοντος" που μπορούν να επηρεάσουν τα αποτελέσματα του έργου αρνητικά ή θετικά. Διαφορετικοί οργανισμοί έχουν διαφορετικές κουλτούρες, δηλαδή διαφορετικές αξίες, πεποιθήσεις, επιδιώξεις, οι οποίες κυρίως εκπορεύονται από την ανώτατη διοίκηση.

Επιπλέον θα πρέπει να συνεκτιμηθούν και παράγοντες από το "εξωτερικό περιβάλλον", όπως λόγου χάρη οι νομοθεσίες που αφορούν την πρόσληψη προσωπικού, η ευκολία ή μη εύρεσης κατάλληλου προσωπικού, ο βαθμός και η ένταση του ανταγωνισμού στην τοπική αγορά, ακόμα ακόμα και οι πολιτικοοικονομικές συνθήκες της δεδομένης χρονικής στιγμής που το Project εξελίσσεται.

Η συνεκτίμηση όλων των παραπάνω (και πολλών άλλων, ανάλογα με την περίπτωση π.χ. διαπολιτισμικότητα στην περίπτωση που ένα Project απασχολεί πολλών διαφορετικών εθνικοτήτων προσωπικό ή φάσεις του έργου εκτελούνται σε διαφορετικά γεωγραφικά σημεία) είναι καθοριστικοί παράγοντες για την επίτευξη των επιθυμητών στόχων. 

Βιβλιογραφία

1. Project Management Institute Inc; (2009); A quide to the project management body of knowledge; pp 20 - 21
2. House R., Hanges P., Dorfman P., Javidan M., Dickson M., Gupta V.; (1999); "Cultural Influences on Leadership and Organizations: Project Globe";
3. Whitaker S.; (2013); PMP Training Kit; Microsoft; pp 13-14;

Project Management Office

Το Project Management Office είναι το τμήμα ή η ομάδα εκείνη ενός οργανισμού / εταιρίας με αντικείμενο τον ορισμό / παρακολούθηση / επικαιροποίηση των προτύπων εκείνων που σχετίζονται με τις λειτουργίες του Project Management εντός του οργανισμού / εταιρίας.

Πηγή: http://kigospace.com/pmo/

Ανάλογα με τον τρόπο οργάνωσης και τη γενικότερη κουλτούρα του οργανισμού / εταιρίας μπορούμε να έχουμε διάφορων "ειδών" Project Management Offices. Η διαφοροποίηση έχεις κυρίως να κάνει με τον διαφορετικό βαθμό εμπλοκής στον έλεγχο που ασκείται στα έργα που "τρέχει" ο οργανισμός. Έτσι χωρίς να αποκλείονται συνδυασμοί και διαφορετικού βαθμού εμπλοκής στα διάφορα έργα σε γενικές γραμμές διακρίνουμε 3 "είδη" οργάνωσης Project Management Offices: 

α) το υποστηρικτικό - Παρέχονται συμβουλευτικές υπηρεσίες ως προς την οργάνωση της διοίκησης των έργων, προτείνονται τα best practices και παρέχουν πληροφορίες ανατροφοδότησης από άλλα έργα που έχουν "τρέξει" εντός ή εκτός οργανισμού.

β) το ελεγκτικό - Παρέχονται επίσης συμβουλευτικές υπηρεσίες, αλλά επιπλέον επιβάλλονται και συγκερκιμένες μεθοδολογίες ή πρακτικές διοίκησης

γ) το εκτελεστικό - Στν εκδοχή αυτή υπάρχει άμεση εμπλοκή και διαχείριση των έργων απ 'ευθείας απο το Project Management Office.

Το Project Management Office οφείλει να είναι το εργαλείο εκείνο που συνδυάζει δεδομένα και πληροφορίες που αφορούν την στρατηγική της εταιρίας και εξασφαλίζει την υλοποίηση των έργων με τρόπο τέτοιο που να την ικανοποιούν.

Οργανωτικά το Project Management Office πρέπει να έχει την δικαιοδοσία να δρα ως stakeholder, ώστε να μπορεί να παρεμβαίνει στην εξέλιξη των έργων. 

Οι Project Managers και τα Project Management Offices επιδιώκουν διαφορετικούς στόχους καθώς οι ενέργειες τους "οδηγούνται" από διαφορετικούς "οδηγούς". Για παράδειγμα ένας Project Manager εστιάζει σε συγκεγκριμένους στόχους, ενώ το Project Management Office έχοντας την μεγαλύτερη εικόνα επιδιώκει στόχους γενικότερους μέρος των οποίων είναι το αποτέλεσμα της εργασίας του Project Manager.

Βιβλιογραφία

1. Project Management Institute, Inc (2009); A guide to the project management body of knowledge; pp 10 - 12
2. Hobbs B., Aubry M., Thuillier D.; (2008); "The Project Management Office as an organisational innovation"; International Journal of Project Management; Volume 26, Issue 5; July 2008; pp 547 - 555
3. Julian J.; (2008); "How Project Management Office leaders facilitate cross project learning and continuous improvement";  International Journal of Project Management; Volume 39, Issue 3; Sep 2008; pp 43 - 58

Program Management

Ως Program ορίζεται μια ομάδα από άμεσα συσχετιζόμενα Projects ή Subprograms η υλοποίηση των οποίων στοχεύει στην δημιουργία ενός τελικού συνολικού προϊόντος / υπηρεσίας η οποία δεν είναι δυνατόν να επιτευχθεί από το αποτέλεσμα καθενός εκάστου έργου ξεχωριστά. Έτσι λογικά συνεπάγεται ότι ένα Program αποτελείται υποχρεωτικά από περισσότερα του ενός Project, ενώ δεν ισχύει το ανάποδο, δηλαδή ένα Project δεν ανήκει υποχρεωτικά σ' ένα Program.

Ως Program Management ορίζουμε το σύνολο των δράσεων (γνώσεις, εργαλεία, δεξιότητες, τεχνικές) που χρησιμοποιούνται με στόχο να επιτευχθούν οι στόχοι ενός Program, δηλαδή να παραχθεί το τελικό αποτέλεσμα, το οποίο δεν είναι δυνατόν να υπάρξει παρά μόνο με την παράλληλη υλοποίηση των επιμέρους Projects. Από το παραπάνω ορισμό εξάγουμε το συμπέρασμα ότι τα Project - μέλη ενός Program συνδέονται στενά μεταξύ τους μέσω του κοινού επιδιωκόμενου αποτελέσματος.

Πηγή: http://www.projectsmart.co.uk/programme-management.php

Έτσι το Program Management εστιάζει στις υπάρχουσες αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των επιμέρους Projects και προσπαθεί να συντονίσει την ταυτόχρονη ανάπτυξη τους.

Βιβλιογραφία

1. Project Management Institute, Inc (2009); A guide to the project management body of knowledge; pp 9
2. Artto K.,Martinsuo M., Gemunden H., Murtoaro J.;(2007); "Foundations of program management: A bibliometric view"; International Journal of Project Management; Volume 27, Issue 1; Jan 2009; pp 1-18
3. Pellegrinelli S., Partington D., Hemingway C., Mhdzain Z., Shah M.; (2007); "The importance of context in programme management: An empirical review of programme practices";  International Journal of Project Management; Volume 25, Issue 1; Jan 2009; pp 41-55

Οι σχέσεις μεταξύ Portfolios, Programs και Projects

Έχει παρατηρηθεί ότι πολλοί από εκείνους που μελετούν τις μεθοδολογίες και τις έννοιες της θεματικής περιοχής της διοίκησης των έργων, πολλές φορές έχουν αδυναμία να κατανοήσουν τις συσχετίσεις που υφίστανται μεταξύ των εννοιών Portfolios, Programs και Projects. Έτσι παρακάτω θα επιχειρηθεί να ξεκαθαριστούν οι σχέσεις αυτές.

Πηγή: http://www.thingswelearned.com/Article/Details/5e09ed53-5ff2-41d2-82a3-5f504de739d1/Relationships-Among-Project-Program-and-Portfolio-Management-PMP-CAPM-ThingsWeLearned

Portfolio Level

Με τον όρο Portfolio αναφερόμαστε σε όλα τα project ενός οργανισμού / εταιρίας με τα οποία επιχειρείται να επιτευχθούν οι προσδοκώμενοι στόχοι. Άρα με την χρήση του όρου είναι δυνατόν  να αναφερόμαστε στο σύνολο των έργων (projects) του οργανισμού ή στο σύνολο των έργων (projects) ενός τμήματος (division) ενός (μεγάλου συνήθως) οργανισμού. Ένας εύκολος τρόπος να διαχωρίζουμε τα Potffolios είναι να τα σκεφτόμαστε σαν το σύνολο των projects που χειρίζεται ένας Project Manager, στην περίπτωση βεβαίως που ο οργανισμός προβλέπει ένα τέτοιο ρόλο για κάθε ξεχωριστή επιχειρηματική δραστηριότητα / προϊόν. Ένα Portfolio είναι δυνατόν να αποτελείται από Subportfolios, Programs και Projetcs

Program Level

Με τον όρο Program αναφερόμαστε σε ένα σύνολο στενά σχετιζόμενων Projects, ο συνδυασμός των οποίων παράγει ένα προϊόν / υποπροϊόν / υπηρεσία. Ένα Program πρέπει να έχει με σαφήνεια ορισμένους τους στόχους του. Επιπλέον τα παραγόμενα προϊόντα καθενός εκάστου Project που απαρτίζουν ένα Program πρέπει να είναι σαφώς εγκαίρως (πριν την έναρξη δηλαδή) προδιαγεγραμμένα και να συνάδουν  με τους προσδοκώμενους στόχους. Ένα Program συνήθως διαρκεί περισσότερο από τα επιμέρους project από τα οποία απαρτίζεται.

Project Level

Ως Project ορίζεται ένα εγχείρημα που σκοπό έχει την δημιουργία ενός νέου και μοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας. Το εγχείρημα αυτό έχει αρχή και τέλος και επομένως μπορεί να χαρακτηριστεί ως προσωρινό. Προσοχή, προσωρινό δεν σημαίνει απαραίτητα και μικρής χρονικής διάρκειας. Το παραγόμενο προϊόν / υπηρεσία, ωστόσο, είναι δυνατόν να διαρκεί στον χρόνο.

Παράδειγμα από την αυτοκινητοβιομηχανία

Portfolio

Παραγωγή αυτοκινήτων ιδιωτικής χρήσης

Program

"Πράσινα" οχήματα

Projects

Ενίσχυση της ιπποδύναμης

Δημιουργία ελαφρύτερων κραμάτων για το αμάξωμα

Καύση εναλλακτικών καυσίμων

Βιβλιογραφία

1. Project Management Institute, Inc (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp 4

Project Managment - Executing Process

Η διαδικασία της εκτέλεσης “Executing Process” αναφέρεται σε όλες εκείνες τις επιμέρους διαδικασίες οι οποίες περιγράφηκαν στο πρότερο στάδιο (Planning Process) και οι οποίες όταν περατωθούν παράγουν το προσδοκώμενο από το έργο αποτέλεσμα. Στην πραγματικότητα αναφερόμαστε στον συντονισμό / συγχρονισμό των διαδικασιών και των ανθρώπινων πόρων προκειμένου να εκτελεστούν όλες οι προδιαγεγραμμένες από τον σχεδιασμό διεργασίες ώστε να πραγματωθεί ο επιθυμητός στόχος.

Κατά την διάρκεια της εκτέλεσης των εργασιών είναι δυνατόν να χρειαστούν αναπροσαρμογές και επανασχεδιασμός μέρους του σχεδίου καθώς απροσδόκητοι παράγοντες ή γεγονότα προκύπτουν εμποδίζοντας την εκτέλεση ή οδηγώντας σε αποτελέσματα διαφορετικά από τα επιθυμητά. Αυτός ο επαναπροσδιορισμός όπως είναι λογικό προσθέτει διαφόρων ειδών επιβαρύνσεις και διαφοροποιήσεις όπως λόγου χάρη στην διάρκεια εκτέλεσης, στους αναγκαίους πόρους (ανθρώπινους και μη), αλλά πιθανόν και προβλήματα επάρκειας και διαθεσιμότητας και ίσως απρόβλεπτους κινδύνους.

Οι διαδικασίες που στην παρούσα φάση εκτελούνται κατά κανόνα είναι:

1. Διοίκηση και διαχείριση του έργου.
2. Διασφάλιση ποιόητητας
3. Σύσταση ομάδας έργου
4. Ανάπτυξη ομάδας έργου
5. Διαχείριση ομάδας έργου
6. Διανομή πληροφορίας
7. Διαχείριση προσδοκιών ενδιαφερομένων
8. Διαχείριση προμηθειών

Βιβλιογραφία

1.   Management Institute, Inc; (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp55 

Project Managment - Planning Process

Η διαδικασία του σχεδιασμού (Panning Process) αποτελείται από τις διεργασίες εκείνες οι οποίες είναι αναγκαίες για να

• καθοριστεί το εύρος της προσπάθειας

• εξειδικευθούν οι τελικοί στόχοι

• περιγράψουν με λεπτομέρεια τις ενέργειες που απαιτούνται προκειμένου να επιτευχθούν οι τελικοί στόχοι.

 Η διαδικασία του σχεδιασμού στην πραγματικότητα αναφέρεται λεπτομερώς στο σχέδιο διαχείρισης ενός έργου, ενώ επίσης προσπαθεί να λύσει κάθε επιμέρους πρόβλημα επικοινωνίας μεταξύ των μελών της ομάδας υλοποίησης αλλά και των ενδιαφερομένων (stakeholders).

Σε περιπτώσεις σύνθετων έργων είναι δυνατόν να χρειαστούν περισσότεροι του ενός κύκλοι σχεδιασμού, με αντικειμενικό στόχο, κάθε επόμενη επανάληψη να αναλύει σε βάθος τις σχετικές λεπτομέρειες.  

Εάν κατά την διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου συμβούν σημαντικές αλλαγές ενδέχεται να προκύψει η ανάγκη επανεξέτασης του σχεδιασμού και η αναπροσαρμογή του στις νέες συνθήκες.

Η ύπαρξης της διαδικασίας του σχεδιασμού θεωρείται αναγκαία και θεμελιώδους σημασίας για την πορεία ενός έργου καθώς αφενός σκιαγραφείται το στρατηγικό σχέδιο για την επίτευξη του αντικειμενικού στόχου, αφετέρου κάνει κατανοητό στα μέλη της ομάδας υλοποίησης τον τελικό στόχο ενώ ταυτόχρονα σε κάποιο βαθμό καταφέρνει να τους εμφυσήσει προσήλωση και δέσμευση ως προς τον στόχο αυτό.  

Κατά την διαδικασία του σχεδιασμού γίνεται προσπάθεια να διερευνηθούν όλες οι παράμετροι του έργου όπως ο χρόνος υλοποίησης, το κόστος υλοποίησης, η ποιότητα των παραδοτέων, οι ανθρώπινοι και οι υλικοί πόροι που είναι απαραίτητοι, οι πιθανοί κίνδυνοι που θα προκύψουν και ο σχεδιασμός ανάδρασης για τον περιορισμό ή την αναστολή τους, η συμμετοχή των ενδιαφερομένων, οι ανάγκη πιθανών προμηθειών κλπ.

Οι διεργασίες που κατά κανόνα εκτελούνται είναι:

1. Δημιουργία σχεδίου διοίκησης έργου
2. Καταγραφή και αξιολόγηση αναγκών
3. Λεπτομερής περιγραφή του εύρους του έργου
4. Ανάλυση του έργου και διάσπαση αν είναι δυνατόν σε μικρότερα "έργα"
5. Λεπτομερής περιγραφή ενεργειών για την παραγωγή των παραδοτέων
6. Χρονικός προγραμματισμός και προτεραιοποίση διεργασιών
7. Προϋπολογισμός πόρων (ανθρώπινοι και μη)
8. Προϋπολογισμός χρόνου εκτέλεσης εργασιών ανά δραστηριότητα
9. Εκτίμηση κόστους παραγωγής
10. Σχέδιο ελέγχου ποιότητας
11. Κατανομή ρόλων στο ανθρώπινο δυναμικό
12. Σχέδιο επικοινωνίας μεταξύ των εμπλεκομένων
13. Εντοπισμός κινδύνων 
14. Ποιτική ανάλυση κινδύνων
15. Σχέδιο αντιμετώπισης κινδύνων
16. Σχέδιο προμηθειών.

Βιβλιογραφία

1.  Management Institute, Inc; (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp55-56 
2. Forselius, P., Kakola, T. (2009); "An Information Systems Design Product Theory for Software Project Estimation and Measurement Systems"; System Sciences, 2009. pp 1 - 10
   
    

Project Managment - Initiating Process

Η διαδικασία “σύστασης” μια ομάδας διεργασιών (process group), οι οποίες αποσκοπούν στο να ικανοποιήσουν είτε τις ανάγκες ενός νέου έργου (project), είτε μια νέα φάση ενός υφιστάμενου έργου (project) καλείται συνήθως ως Initiating Process. 

Κατά την διάρκεια της φάσης αυτής, ορίζονται με ακρίβεια και λεπτομερώς:

• ο αντικειμενικός στόχος του έργου

• οι πόροι (κυρίως οικονομικοί), οι οποίοι θα αποδοθούν για την υλοποίηση του έργου.

• Η ομάδα των ενδιαφερομένων (stakeholders), οι οποίοι θα επηρεάσουν αλλά και θα επηρεαστούν από αυτό

Ο κυριότερος λόγος που υπαγορεύει την ύπαρξη της φάσης αυτής είναι η επιδίωξη σύνδεσης των προσδοκιών που έχουν οι ενδιαφερόμενοι από το έργο (stakeholders) με τους αντικειμενικούς στόχους του έργου. Επίσης καταδεικνύει με ποιο τρόπο η συμμετοχή τους και η συνεισφορά τους στο έργο μπορεί  να βοηθήσει να προσεγγιστούν (αν όχι να ικανοποιηθούν) τα επιθυμητά αποτελέσματα.

Μεγάλα και σύνθετα έργα συνήθως διαχωρίζονται σε άλλα μικρότερα ή σε διαφορετικές φάσεις που εκτελούνται είτε σειριακά (το ένα μετά το άλλο) είτε αν το επιτρέπει το έργο παράλληλα πιθανόν χρησιμοποιώντας διαφορετικούς πόρους (ανθρώπινους ή άλλους).Στις περιπτώσεις αυτές η φάση της σύστασης (Initiating Process) επαναλαμβάνεται στην αρχή κάθε μικρότερου τμήματος ή διαφορετικής φάσης έχοντας ωστόσο πάντα ως “οδηγό” την ανάγκη που το έργο συνολικά καλείται να ικανοποιήσει.

Εμπλέκοντας τους ενδιαφερόμενους (stakeholders), κατά την διάρκεια αυτής της φάσης επιτυγχάνεται

• καλύτερη κατανόηση του εύρους και του μεγέθους του έργου

• καθορισμός των κριτηρίων από την ικανοποίηση των οποίων εξασφαλίζεται η επιτυχής έκβαση

• διάχυση της πληροφορίας και άρα μείωση του χρόνου / κόστους επικοινωνίας μεταξύ των διαφορετικών κατηγοριών ενδιαφερομένων

• αποδοτικότερη αποδοχή των παραδοτέων

• αυξημένη ικανοποίηση για όλους τους ενδιαφερόμενους εξαιτίας της συμμετοχής τους στο σχεδιασμό.

Όχι σπάνια, η διαδικασία "σύστασης" εκτελείται από τον οργανισμο / επιχείριση σε επίπεδο Program ή Portfolio management και άρα βρίσκεται εκτός του πεδίου του έργου. Αυτό συμβαίνει γιατί στο χρονικό σημείο αυτό γίνεται μια πρώτη μελέτη σκοπιμότητας της ανάληψης του έργου και των στόχων αυτού. 

Βιβλιογραφία

1.  Management Institute, Inc; (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp53-54
2. Nokes S., Kelly S.; (2007); The Definitive Guide to Project Managment; UK 2007; pp70-72

Project Management Processes

Το Project Management (διαχείριση έργου) είναι στην πραγματικότητα η εφαρμογή των γνώσεων, των δεξιοτήτων, των δραστηριοτήτων αλλά και των εργαλείων και των πόρων, που ο Project Manager διαθέτει στο οπλοστάσιο του, τα οποία προσπαθεί να τα αξιοποιήσει με τον καλύτερο δυνατό τρόπο προκειμένου να ικανοποιήσει τον αντικειμενικό του στόχο, δηλαδή την ολοκλήρωση του έργου (project). Είναι προφανές ότι πρόκειται για μια σύνθετη εργασία και για την

επίτευξη του τελικού στόχου απαιτείται αποτελεσματική διαχείριση.

Μια διαδικασία συνήθως αποτελείται από επαναλαμβανόμενες ενέργειες και δράσεις που αποκλειστικό στόχο έχουν την δημιουργία ενός προσχεδιασμένου / προϋπολογισμένου αποτελέσματος – προϊόντος – υπηρεσίας. Κάθε μια από τις διαδικασίες είναι ξεχωριστή και η φυσιογνωμία της συναρτάται από τα δεδομένα εισόδου, τις τεχνικές και τις επιμέρους ενέργειες που απαιτεί και φυσικά από τα παραγόμενα προϊόντα.

Τελικά ένα έργο (project) για να θεωρηθεί επιτυχημένο η ομάδα που το εκτελεί θα πρέπει:

•  Να ορίσει προσεκτικά τις επιμέρους διεργασίες οι οποίες θα οδηγήσουν στην παραγωγή των ζητούμενων (προϊόντα, υποπροϊόντα, υπηρεσίες)

•  Να χρησιμοποιήσει ένα προσχεδιασμένο τρόπο προσέγγισης ο οποίος θα επιτρέψει την υλοποίηση του τελικού στόχου 

• Να δημιουργήσει και να συντηρήσει δίαυλους επικοινωνίας μεταξύ της ομάδας και των ενδιαφερομένων (stakeholders)

• Να εξισορροπήσουν τις αντικειμενικές δυσκολίες και τους περιορισμούς με στόχο να ικανοποιηθούν οι αντικειμενικοί στόχοι, στον προϋπολογισμένο χρόνο, με το επιθυμητό κόστος και ικανοποιώντας το επίπεδο ποιότητας που εξαρχής έχουν προϋπολογισθεί.

Κατά κανόνα οι διεργασίες ενός έργου εκτελούνται από την ομάδα υλοποίησης η οποία βρίσκεται σε στενή συνεργασία με την ομάδα των ενδιαφερομένων (stakeholder) και κατηγοριοποιούνται σε δύο μεγάλες κατηγορίες:

• Τις διεργασίες διαχείρισης του Project, δηλαδή όλες εκείνες τις επιμέρους ενέργειες οι οποίες απαιτούνται προκειμένου να εξασφαλίζεται η αποτελεσματική ροή των εργασιών

•  Τις διεργασίες παραγωγής των επιθυμητών προϊόντων / υπηρεσιών, δηλαδή όλες εκείνες τις επιμέρους ενέργειες που απαιτούνται προκειμένου να γίνει δυνατή η παραγωγή των επιμέρους ή τελικών προϊόντων.

Βιβλιογραφία

1.  Management Institute, Inc; (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp47-48
2. Rja Hyvari; (2006); "Success of Project in different organizational conditions"; Project Managment Journal; Sept 2006

Project Managment - Project Phases

Ένα project μπορεί να διαιρεθεί σε διαφορετικές φάσεις κατά την διάρκεια της ζωής του. Ο αριθμός αυτός δεν είναι συγκεκριμένος και εξαρτάται από την φύση (τον αντικειμενικό στόχο) του έργου. Ως φάση ενός έργου θα μπορούσε να οριστεί το σύνολο των συσχετιζόμενων ενεργειών οι οποίες όταν ολοκληρωθούν / συνδυαστούν παράγουν ένα ή περισσότερα παραδοτέα. 

Οι φάσεις ενός έργου συνήθως εξελίσσονται και ολοκληρώνονται σειριακά, ωστόσο δεν είναι απίθανο – μη συμβατό να επικαλύπτονται σε κάποιες περιπτώσεις. Οι φάσεις είναι προφανές ότι διαφέρουν μεταξύ τους και απαιτούν διαφορετικό χρόνο και προσπάθεια για την ολοκλήρωση τους.

Οι φάσεις επίσης, καθώς “τεμαχίζουν” ένα Project σε λογικά μέρη, προσφέρουν την δυνατότητα για ευκολότερο σχεδιασμό, διοίκηση και έλεγχο τους.

Ανεξάρτητα από τον αριθμό των φάσεων που περιέχονται σε ένα έργο, όλες έχουν κάποια κοινά χαρακτηριστικά, όπως:

• Κάθε φάση εστιάζει σε διαφορετικούς επιμέρους στόχους σε σχέση με τις υπόλοιπες. 

• Η πραγμάτωση ενός επιμέρους παραδοτέου μιας φάσης προέρχεται αποκλειστικά από τις ενέργειες της φάσης στην οποία ανήκει και αφορά.

• Η ολοκλήρωση μιας φάσης συμβαίνει μονάχα όταν έχουν παραχθεί το σύνολο των παραδοτέων που έχουν σχεδιαστεί και αφορούν την φάση αυτή.

Βιβλιογραφία

1.  Management Institute, Inc; (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp41-42
2. Rja Hyvari; (2006); "Success of Project in different organizational conditions"; Project Managment Journal; Sept 2006

Project Managment - Project Life Cycle

Ως διάρκεια ζωής ενός Project καλείται το σύνολο των διαδοχικών φάσεων του από την έναρξη έως και την ολοκλήρωση του. Μια φάση διαχωρίζεται συνήθως από μια άλλη από τους διαφορετικούς λειτουργικούς ή αντικειμενικούς στόχους της, τα ενδιάμεσα αποτελέσματα ή τα παραδοτέα της ή και από συγκεκριμένα ορόσημα (milestones). Σε γενικές γραμμές κάθε φάση για να ολοκληρωθεί απαιτεί συγκεκριμένο χρόνο και φυσικά έχει χρονικά σημεία έναρξης και λήξης. Κάποιες φορές επίσης κάποιες από τις φάσεις σε ενδιάμεσα σημεία τους εμπεριέχουν σημεία ελέγχου προόδου και ποιότητας.

Τα projects όπως είναι αναμενόμενο είναι διαφορετικά μεταξύ τους, έχουν δηλαδή διαφορετικό αντικειμενικό στόχο, έχουν διαφορετική διάρκεια, χρειάζονται διαφορετικούς πόρους για να ολοκληρωθούν. Ωστόσο όλα τα projects έχουν κάποιες κοινές φάσεις όπως αυτή της έναρξης, της οργάνωσης και προετοιμασίας, της εκτέλεσης του έργου και της παράδοσης / ολοκλήρωσης του.  

 Στο παραπάνω σχεδιάγραμμα απεικονίζονται οι φάσεις ενός Project και οι επιμέρους λειτουργίες τους αποτυπωμένες στον οριζόντιο άξονα του χρόνου. Η κόκκινη γραμμή απεικονίζει το μέγεθος της προσπάθειας (ανάλωσης πόρων) για την εκτέλεση ενός έργου.

Οι διακεκομμένες κάθετες γραμμές προσδιορίζουν τις διάφορες φάσεις του έργου, οι οποίες περιγράφονται περιληπτικά παρακάτω:

Φάση 1^η: Σύλληψη ιδέας και καθορισμός του έργου.

Στην φάση αυτή λαμβάνουν χώρα οι εργασίες ανάλυσης και κατανόησης του πεδίου του έργου. Περιγράφεται ο τρόπος υλοποίησης και προσεγγίζονται ποσοτικά οι πόροι που απαιτούνται για να ολοκληρωθεί με επιτυχία το έργο. Παραδοτέο της φάσης αυτής είναι η ανάπτυξη ενός σχεδίου διαχείρισης που σε γενικές γραμμές περιλαμβάνει:

• Περιγραφή στόχων και αναγκών
• Μεθοδολογία  διαχείρισης και υλοποίησης έργου
• Σχέδιο χρήσης και ανάλωσης πόρων
• Εκτιμήσεις χρόνου και κόστους
• Εκτιμήσεις κινδύνων και σχέδια αντιμετώπισης τους

Φάση 2^η: Ανάπτυξη / Προγραμματισμός έργου

Κατά τον προγραμματισμό ενός έργου καθορίζονται με λεπτομέρεια α) οι τρόποι με τους οποίους οι στόχοι ενός έργου θα ικανοποιηθούν, β) το χρονικό πλαίσιο μέσα στο οποίο οι διάφορες εργασίες θα εκτελεστούν, γ) τα μέλη των ομάδων και οι επιμέρους εργασίες που θα εκτελέσουν. Με την ανάπτυξη ενός λεπτομερούς σχεδίου, προσδιορίζονται πλήρως οι στόχοι, οι αλληλεξαρτήσεις και τα παραδοτέα, οι άνθρωποι, ο εξοπλισμός και η χρηματοδότηση, ο απαιτούμενος χρόνος υλοποίησης και οι δαπάνες που απαιτούνται. Επίσης με τον προγραμματισμό μειώνονται οι πιθανοί κίνδυνοι αποτυχίας. 

Οι βασικές δραστηριότητες της φάσης περιλαμβάνουν:

• Λεπτομερής προσδιορισμός των πόρων (άνθρωποι, εξοπλισμός, πιστώσεις)
• Καθαρισμός απαιτήσεων απόδοσης του έργου
• Λεπτομερής καταγραφή προγράμματος εργασιών
• Κατανομή ρόλων και ευθυνών
• Σχέδιο επικοινωνίας και τεκμηρίωσης
• Σχέδιο παρακολούθησης και ελέγχου
• Ανάπτυξη σχεδίου διαχείρισης κινδύνων

Φάση 3^η: Έναρξη – εκτέλεση – έλεγχος έργου

Η εκτέλεση και ο έλεγχος του έργου επιτυγχάνονται μέσω επαναληπτικών διαδικασιών που μετρούν συνεχώς την τρέχουσα θέση και την μελλοντική κατεύθυνση συγκρινόμενη πάντα με τον προγραμματισμό των εργασιών. Οι βασικές δραστηριότητες περιλαμβάνουν

• Την έναρξη εκτέλεσης του έργου
• Την καταγραφή και την επεξεργασία πληροφοριών που αφορούν την εξέλιξη της εκτέλεσης του έργου
• Την συγκριτική μελέτη της πορείας του έργου σε σχέση με το σχέδιο του έργου
• Δημιουργία εκθέσεων θέσης και προόδου του έργου
• Αναθεωρήσεις και βελτιώσεις

Φάση 4^η:Περάτωση του έργου

Μετά την περάτωση του έργου γίνεται παραλαβή του από τον πελάτη του. Κανένα έργο δεν θεωρείται ότι έχει οριστικά περατωθεί αν δεν υπάρξει η οριστική παραλαβή του. Κατά την φάση αυτή πραγματοποιούνται έλεγχοι για να αξιολογηθεί η επιτυχία του έργου και απελευθερώνονται οι πόροι με οργανωμένο τρόπο.

Βιβλιογραφία

1. Management Institute, Inc; (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp38-40
2. Δημηγτριάδης Α.; (2009); Διοίκηση Διαχείριση Έργους; Εκδόσεις Νέων Τεχνολογιών; Έκδοση 4η