Organizational Process Assets

http://www.pmbody.com/organizational-process-assets/

Οι διαδικασίες, οι πολιτικές και οι γνώσεις που έχουν προκύψει κατά την εκτέλεση έργων στο παρελθόν από τον οργανισμό / επιχείρηση οργανώνονται σε μια συλλογή πληροφοριών. Τα σύνολα αυτών των πληροφοριών οναμάζονται οργανωσιακά περιουσιακά στοιχεία. Σε αυτά περιλαμβάνονται σχέδια, πρακτικές και γνώσεις που έχουν δημιουργηθεί από τους εμπλεκόμενους στην ανάπτυξη έργων σε όλα τα επίπεδα διοίκησης. Ο Project Manager και τα μέλη της ομάδας διοίκησης του έργου αναζητούν στις πρώτερες αυτές γνώσεις, χρήσιμες πληροφορίες και πρακτικές από προηγούμενα αντίστοιχα έργα Επίσης η ομάδα διοίκησης του έργου είναι εποφορτισμένη κατά την διάρκεια εκτέλεσης ενός έργου να ενημερώνει τις υπάρχουσες πηγές και να προσθέτει νέα χρήσιμα δεδομένα όπου αυτό εκτιμάται ότι θα είναι χρήσιμο στο μέλλον. 

Τα οργανωσιακά περιουσιακά στοιχεία χωρίζονται σε δυο κατηγορίες α) στις διαδικασίες και β) στην επιχειρησιακή βάση γνώσης.

Στις διαδικασίες ανά φάση του έργου είναι δυνατό να περιέχονται περιγραφές και πρακτικές όπως:

• Εκκίνηση έργου & σχεδιασμός αυτού
• Οδηγίες και κριτήρια εξατομίκευσης που ακολουθούν τις πολιτικές της επιχείρησης αλλά και είναι και συμβατές με το αναληφθέν έργο.
• Διάφορα πρότυπα όπως διαχείρισης κινδύνου, κατανομής αρμοδιοτήτων, συμβάσεις κλπ.
• Εκτέλεση - παρακολούθηση - έλεγχος έργου
• Πρακτικές για μεταβολές σε διαδικασίες ελέγχου και εκτιμήσεις για τις επιπτώσεις αυτών
• Πρότυπα και διαδικασίες ελέγχου των οικονομικών στοιχείων που αφορούν ένα έργο
• Τρόποι ανίχνευσης, εντοπισμού και διαχείρισης πιθανών κινδύνων που θα επηρεάσουν την αποδοτική εκτέλεση του έργου
• Διαδικασίες που εξασφαλίζουν αποδοτική επικοινωνία μεταξυ των ενδιαφερομένων εντος του έργου και προς την διοίκηση της επιχείρησης / οργανισμού
• Διαδικασίες που διευκολύνουν θέματα διαχείρισης πρωτεραιότητας, επίπεδο εξουσιοδότησης ατόμων και τρόπους αποδοχής παραδοτέων
• Διαδικασίες διαχείρισης κινδύνων, πρότυπα, πιθανότητες και πιθανά βάρη που θα προκύψουν αν  επαλειθεφούν στον κύκλο ζωής του έργου
• Κριτήρια αξιολόγησης 
• Κλείσιμο έργου
• Διαδικασίες κλείσιμου έργου και απολογισμού αποτελεσμάτων αυτού.

Η επιχειρισιακή βάση δεδομένων περιέχει πληφορίες όπως:

• Οικονομικές πληροφορίες που αφορούν προϋπολογισμούς και υπερβάσεις αυτών, ώρες απασχόλησης κόστη αυτών, εσωτερικά κόστη κλπ
• Ιστορικές πληροφορίες και εμπειρίες που αφορούν στην ανάπτυξη ή διαχείριση διαφόρων σχετικών με τα έργα θεμάτων
• Τακτικές αντιμετώπισης κινδύνων ή και αποφυγή αυτών
• Τακτικές διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων και ζητήματα αποτελσματικότητας
• κλπ

Βιβλιογραφία

1. Lumpkin G., Bergmann B.;(2005); "The role of organizational learning in the opportunity - recognition entrepreneur"; Entrepreneur Theory and Practice; Volume 29; Issue 4; June 2005; pp 451 - 472
2. Management Institute, Inc; (2013); A guide to the project management body of knowledge; pp 27 - 28